Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

          Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

          1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến huyện để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng, trao đổi chuyên môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Hội nghị) giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện.

          2. Đối tượng áp dụng:

          Văn phòng Huyện uỷ, Văn phòng HĐND và UBND huyện, các ban, phòng, ngành cấp huyện và các đơn vị khác có liên quan khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của huyện.

          Điều 2. Giải thích từ ngữ

          1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTT): Là hình thức Hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp người tham gia tại các phòng họp có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong một phòng họp.

          2. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại địa điểm ổn định, an toàn; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTT đạt kết quả tốt.

          Điều 3. Yêu cầu chung khi sử dụng hệ thống HNTT

          1. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

          2. Bật, tắt, vận hành hệ thống HNTT phải đúng quy trình kỹ thuật.

          3. Không được tự ý di chuyển thiết bị được trang bị phục vụ HNTT, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình của thiết bị không theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

          4. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp HNTT theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

          Điều 4. Quy định đối với các phòng họp trực tuyến

          - Phòng họp trực tuyến tại UBND huyện: Phục vụ các HNTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức, thì vận hành và trực do Văn phòng Huyện uỷ.

          - Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng UBND tỉnh: Phục vụ các HNTT do UBND tỉnh chủ trì tổ chức, thì vận hành và trực do Văn phòng HĐND và UBND huyện.

          3. Phòng họp trực tuyến phải đảm bảo:

          - Các điều kiện về kết nối mạng, ánh sáng, bàn ghế; công tác phòng chống cháy nổ, môi trường, nguồn điện và các trang thiết bị phục vụ khác để các HNTT đạt kết quả tốt.

          - Có sổ ghi biên bản để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật, chất lượng kết nối HNTT của các phiên kết nối thử (test) và phiên HNTT chính thức, ghi chép các lỗi xảy ra khi vận hành hệ thống và công tác xử lý, khắc phục các lỗi (nếu có), ký xác nhận và lưu giữ sổ để phục vụ việc kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác duy trì, sử dụng hệ thống HNTT.

          Điều 5. Trách nhiệm của Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng HĐND và UBND huyện.

          1. Trực tiếp quản lý hệ thống thiết bị phục vụ HNTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến; tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTT.

          2. Có trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTT; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

          3. Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật chuyên trách, trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT.

          - 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy và 01 (một) cán bộ thuộc UBND cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn để có thể vận hành tốt hệ thống HNTT.

          - Các HNTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc Văn phòng Huyện ủy chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTT; các HNTT do HĐND tỉnh, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTT.

          4. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị chủ trì tổ chức HNTT thực hiện việc kiểm tra thử hệ thống HNTT trước khi diễn ra phiên HNTT chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra phiên HNTT chính thức.

          5. Phối hợp với Viễn thông, Chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTT an toàn, thông suốt.

          6. Có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các phiên họp HNTT không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

          7. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống kịp thời.

          8. Định kỳ cuối năm các cơ quan, đơn vị lập báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

          Điều 6. Các cơ quan liên quan

          1. Viễn thông Triệu Sơn

          - Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTT.

          - Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên thử hệ thống HNTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

          2. Công ty Điện lực Triệu Sơn

          - Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTT trong các phiên họp HNTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

          - Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện để phục vụ việc xử lý sự cố điện khi có cuộc họp HNTT tại các điểm cầu.

          Điều 7. Cán bộ kỹ thuật phụ trách tại phòng họp trực tuyến.

          - Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ phiên họp.

          - Trực tiếp vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra phiên họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chủ tọa.

          - Liên lạc kịp thời để phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm, cán bộ viễn thông địa bàn kiểm tra, khắc phục nếu bị mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa để được hỗ trợ kịp thời.

          - Thực hiện đăng ký phát biểu của điểm cầu mình với cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa qua điện thoại.